Chcete sami realizovat rozeslání nabídek jako obchodního psaní?

Jednou z forem přímého marketingu je i direct mailing. Vlastní fázi rozeslání nabídky zajišťují obvykle specializované agentury. Můžete ale využít podpory obslužného software na CD-ROM a rozeslat nabídky ve vlastní režii.

Prvním důležitým krokem je vyloučení těch subjektů, které se pro obesílání nehodí. Jsou to obvykle firmy v likvidaci nebo konkurzu a ty, jejichž adresa byla již prověřena jako nedoručitelná a prozatím není k dispozici aktuální. K tomu slouží tzv. Předvýběry v základním menu. Modifikací dotazu (AND NOT) postupně vyloučíme firmy zahrnuté do předvýběru Nedoručitelné adresy, Firmy v likvidaci a Firmy v konkurzu. Předvýběry potřebné pro mailing jsou v jedné složce.

Dalším nezbytným požadavkem pošty je setřídění každé hromadné zásilky podle PSČ. Tuto funkci zvolíte z horní lišty a její aktivace je znázorněna červeně. Adresy se setřídí v okamžiku, kdy přepnete na zobrazení výsledků. Pokud při tisku štítků využijete i funkci svazkování, proběhne seřazení podle PSČ automaticky.

Pro vlastní tisk štítků nebo obálek s náležitostmi OT slouží průvodce nastavením tisku adres. Po výběru typu tisku Tisk všech adres, použijte volbu Nastavení adresek (nebo přímo nastavení adresek). Průvodce nastavením tisku adresek informuje o jednotlivých krocích, každá fáze má i vlastní nápovědu. Variant nastavení je celá řada, zde předpokládejme, že chceme tisknout přímo na obálky všechny parametry OP. Ve firmě chceme oslovit jednu první osobu - statutárního zástupce.

Nejprve je třeba definovat, kam se budou adresy tisknout.
K tomu program nejprve vyžaduje nastavení tiskárny, které využívá standardní parametry ovládání tiskárny ve Windows. Zde vyberte typ tiskárny a cestu k ní (pokud například sdílíte tiskárnu v síti). Zde také zvolte typ papíru, v našem případě obálky (DL 220 x 100 mm). Tisk na obálky potvrďte v dalším kroku (Typ tisku). Další krok nabídne možnost manipulovat s rozměry prostoru pro tisk adresáta na obálce (nastavení šířky volných okrajů štítku). Tento "štítek" je vyznačen modrým rámečkem.

Dále je třeba určit, jak budou adresy vypadat.
Zde můžete vybrat například, jak bude uspořádán adresát, zda bude obsahovat jméno a funkci osoby a v jakém pořadí. Pro každou z položek, jejíž zobrazení se dynamicky měné v pravé části, můžete nastavit velikost písma, font nebo barvu.


V dalším kroku se definují údaje pro zpětnou adresu a označení obchodní tiskoviny. Při zadávání těchto parametrů je potřeba počítat s možnostmi dané tiskárny (některé například nejsou schopny tisknout až k úplnému kraji obálky) a s rozměry obálky vzhledem k zvolené velikosti písma. Velikost písma je důležité kontrolovat zejména při tisku na samolepící štítky, kde je prostor na uspořádání všech náležitostí OT omezenější.

Nakonec je třeba definovat, co z vybraných adres se bude tisknout.
Tím se myslí především rozhodnutí, zda se bude ve firmě oslovovat jedna osoba nebo více osob, případně zda budete rozlišovat oslovení mužů a žen. K tomu slouží menu Parametry (tisku a exportu osob), program ale jejich zadání vyžádá sám. Podrobné vysvětlení jednotlivých parametrů najdete v kontextové nápovědě programu.

Výsledný tisk obchodního psaní na obálce nebo na samolepícím štítku může vypadat například takto.

Kromě tisku adres pro obchodní psaní obslužný program zajistí i vytištění tzv. svazovky a seznamu svazků včetně vypočítání celkového poštovného. Tzv. svazkování (balení hromadných zásilek do balíků dle PSČ), které vyžaduje pošta, se tímto značně usnadní a zrychlí.